Jak píšu emaily v angličtině pomocí AI

Psaní emailů v cizím jazyce může být pro mnoho lidí výzvou, obzvlášť pokud si v něm nejsou příliš jistí. Naštěstí nám dnešní moderní technologie a nástroje umělé inteligence mohou značně usnadnit práci. V tomto článku se podělím o několik tipů a praktických rad, jak využívám AI při psaní formálních i neformálních emailů v angličtině.

Pomocí AI k vytvoření přesných a profesionálních emailů

Jednou z mých oblíbených funkcí AI je její schopnost vytvářet profesionálně znějící emaily, které působí dojmem, že byly napsány rodilým mluvčím. Když potřebuji napsat email v angličtině, využívám AI k tomu, aby mi pomohla sestavit základní strukturu a formu zprávy. Níže uvedený příklad emailu byl generován AI a zahrnuje všechny důležité body, které jsem potřeboval sdělit. Slouží jako první kontakt s externím dodavatelem dokumentace. Cílem emailu bylo představit se a předat konkrétní instrukce.

Person Napiš prosím email v angličtině. Jde o první kontakt s externím dodavatelem dokumentace. Potřebuji se nejprve představit jako konstruktér automatizace řízení za firmu ABC Company a dále oznámit, že přílohou zasílám potřebné instrukce k tvorbě dokumentace pro projekt XY205/7. Hotové výkresy, které mi budou průběžně předávat emailem, budu následně kontrolovat a schvalovat. Email by měl být formální, zároveň však stručný a věcný.

Informace k přílohám:

• DOCU_SAMPLE_CZ-DE_03 - Sampleplan. Představuje metodiku kreslení a obsahuje množství příkladů a řešení. V případě potřeby rádi poskytneme další výkresy konkrétních zařízení z jiných výrobních linek jako vzory.

• DOCU_STARTMODEL_XY205-7 - Startmodel.

Nakonec přidej doplňující informace:

DŮLEŽITÉ! -> Řada procesů je u nás automatizovaných. Každý nový výkres proto musí vycházet z přiloženého starmodelu. Zároveň je nutné maximálně dodržet metodiku kreslení dle Sampleplánu. Využívejte připravené symboly a texty.

Výkresy, prosím, tvořte bez kusovníků. Ty zůstávají v naší režii.

První vytvořený výkres mi prosím nejprve zašlete ke schválení. Teprve potom pokračujte v tvorbě dalších výkresů.

Hotové výkresy prosím posílejte nejpozději vždy v termínu odevzdání 3D dokumentace.

V případě, že budete potřebovat již předaný výkres upravit, nejprve si ode mne vyžádejte jeho aktuální verzi.

A úplně nakonec nějakou pěknou větu, že se těšim na společnou spolupráci nebo něco podobného.


Smart_Toy Subject: Documentation Instructions for Project XY205/7

Dear [Recipient’s Name],

My name is [Your Name], and I am a automation designer at ABC Company. I am reaching out to you regarding the documentation for project XY205/7. Attached to this email, you will find the necessary instructions for creating the required documentation.

The attachments include:

DOCU_SAMPLE_CZ-DE_03: This sample plan outlines the drawing methodology and contains numerous examples and solutions. If needed, we can provide additional plans of specific devices from other lines as templates.

DOCU_STARTMODEL_XY205-7: This is the start model.

IMPORTANT! Many of our processes are automated. Therefore, each new plan must be based on the attached start model. It is also crucial to strictly adhere to the drawing methodology outlined in the sample plan, using the prepared symbols and texts.

Please create the plans without bill of materials (BOMs), as these remain under our control.

Kindly send the first created plan to me for approval before proceeding with the creation of additional plans. Completed plans should be submitted no later than the deadline for the 3D documentation.

If you need to modify an already submitted plan, please request the latest version from me first.

I look forward to our collaboration and am confident that we will achieve great results together.

Best regards,

[Your Full Name]
Automation Control Designer
ABC Company
[Your Contact Information]

Tipy pro psaní emailů s pomocí AI

AI nástroje jako ChatGPT nebo různé asistenti v aplikacích jsou skvělými pomocníky při tvorbě emailů. Zde je několik tipů, jak je maximálně využít:

1. Jasně definujte svůj účel

Předtím než začnete psát, ujistěte se, že přesně víte, co chcete sdělit. AI vám může pomoci strukturovat email, ale obsah a záměr je na vás. Definujte, zda je email formální, neformální, informativní nebo třeba obchodní nabídka.

2. Použijte AI jako návrhový nástroj

AI vám může pomoci s návrhem několika verzí textu, ze kterých si následně vyberete ten, který vám nejlépe vyhovuje. Můžete si také nechat navrhnout různé styly komunikace – od přátelského po formální.

3. Nezapomeňte na korekturu

I když je AI velmi přesná, stále je důležité provést kontrolu a doladit detaily. Může se stát, že AI vytvoří text, který není přesně podle vašich představ nebo obsahuje menší chyby. Vždy si email přečtěte a upravte tak, aby plně vyhovoval vašim požadavkům.

4. Přizpůsobte text cílové skupině

Při psaní emailu pomocí AI nezapomeňte na svou cílovou skupinu. Příliš formální text může někdy působit chladně, zatímco příliš neformální email nemusí být vhodný pro každou situaci. Přizpůsobte tón tak, aby byl email vhodný pro daného adresáta.

5. Zjednodušte si práci s přílohami a detaily

Pokud email zahrnuje přílohy, AI vám může pomoci vytvořit text, který přehledně popíše, co je v přílohách a jak s nimi naložit. Také si můžete nechat AI navrhnout různé šablony pro situace, které se často opakují – například pro odesílání podobných souborů.

Stylus Psaní emailů v angličtině s pomocí AI je nejen pohodlné, ale i velmi efektivní.

Zvláště pokud pracujete v mezinárodním prostředí, kde je kladen důraz na jasnost, přesnost a profesionalitu, může vám AI ušetřit spoustu času. Nezapomeňte však, že AI je jen nástroj a klíčem k úspěšnému emailu je vždy lidský přístup, korektura a přizpůsobení textu konkrétním potřebám.